यात्रा के बाद अपने यात्रा खर्चों को कैसे ट्रैक करें और सुलझाएं
घर लौटने के 48 घंटों के भीतर रसीदों और बैंक स्टेटमेंट की समीक्षा करें, एक स्प्रेडशीट या ऐप में खर्चों को वर्गीकृत करें, अपने बजट से सुलझाएं, और किसी भी प्रतिपूर्ति या कर कटौती के लिए दस्तावेज़ीकरण फ़ाइल करें। अधिकांश यात्री पाते हैं कि यात्रा के दौरान 20-30% खर्च भूल गए या गलत वर्गीकृत किए गए थे।
- 48 घंटे के भीतर सब कुछ खाली करें. अपने बटुए, बैग और जेब खाली करें। सभी भौतिक रसीदें इकट्ठा करें, जो कुछ भी फीका पड़ सकता है उसकी तस्वीरें लें, और ईमेल से डिजिटल रसीदें डाउनलोड करें। थर्मल प्रिंटर (अधिकांश एटीएम और कई दुकानें) से कागज की रसीदें हफ्तों में पूरी तरह से फीकी पड़ जाती हैं। उन्हें तुरंत डिजिटाइज़ करें।
- अपना लेनदेन इतिहास निकालें. आपके द्वारा उपयोग किए गए प्रत्येक कार्ड और खाते से स्टेटमेंट डाउनलोड करें। बैंक ऐप, क्रेडिट कार्ड साइट, पेपाल, वेनमो, ट्रैवल कार्ड — सब कुछ। CSV या PDF के रूप में निर्यात करें। उन लंबित लेनदेन की जाँच करें जो अभी तक पोस्ट नहीं हुए हैं, विशेष रूप से आपकी यात्रा के अंतिम 2 दिनों से।
- अपना मास्टर स्प्रेडशीट बनाएं. तिथि, व्यापारी, राशि, मुद्रा, USD समकक्ष, श्रेणी, भुगतान विधि और नोट्स के लिए कॉलम सेट करें। श्रेणियाँ: आवास, परिवहन, भोजन, गतिविधियाँ, खरीदारी, विविध। यदि आपने एक से अधिक मुद्राओं का उपयोग किया है, तो सब कुछ आपकी मूल मुद्रा में वास्तविक लेनदेन तिथि पर परिवर्तित करने के लिए xe.com ऐतिहासिक दरों का उपयोग करें।
- रसीदों को लेनदेन से मिलाएं. लाइन दर लाइन जाएं। प्रत्येक रसीद को बैंक लेनदेन से मिलाएं। उन चीज़ों को फ़्लैग करें जो आपके स्टेटमेंट पर दिखाई देती हैं लेकिन आपके पास रसीद नहीं है। किसी भी रसीद को फ़्लैग करें जो स्टेटमेंट पर दिखाई नहीं देती है — हो सकता है कि आपने नकद का उपयोग किया हो जिसे आप भूल गए हों। यहीं पर आपको गैप मिलते हैं।
- नकद निकासी का हिसाब रखें. हर एटीएम निकासी का पता लगाएं। रसीदों के अनुसार आपने नकद में कितना खर्च किया, उसे जोड़ें। अंतर रहस्यमय खर्च है। यह हुआ — कैब की सवारी, स्ट्रीट फूड, टिप, छोटी खरीददारी जिसे आप भूल गए। इसे 'विविध-नकद' के रूप में वर्गीकृत करें और आगे बढ़ें।
- अपनी यात्रा-पूर्व बजट से तुलना करें. जाने से पहले आपने जो बजट बनाया था, उसे खोलें। अपनी योजना की तुलना में प्रति श्रेणी अपने वास्तविक खर्चों को पंक्तिबद्ध करें। अधिक खर्च और कम खर्च की गणना करें। यह आपको बताता है कि आपकी योजना कहाँ सटीक थी और कहाँ नहीं।
- किसी भी प्रतिपूर्ति योग्य चीज़ को फ़्लैग करें. व्यावसायिक व्यय, यात्रा बीमा दावे, या कुछ भी जिसे आपको प्रतिपूर्ति के लिए जमा करने की आवश्यकता है, उसे अलग करें। उन रसीदों और लेनदेन रिकॉर्ड की प्रतियों के साथ एक उप-फ़ोल्डर बनाएँ। अधिकांश प्रतिपूर्ति की समय सीमा 30-90 दिन होती है।
- कर-कटौती योग्य खर्चों को नोट करें. यदि कोई हिस्सा व्यावसायिक यात्रा, धर्मार्थ, या अन्यथा कटौती योग्य था, तो उन पंक्ति-वस्तुओं को चिह्नित करें। सहायक दस्तावेज़ सहेजें। आवश्यकताएं देश के अनुसार भिन्न होती हैं, लेकिन आम तौर पर: रसीद, भुगतान का प्रमाण, व्यवसायिक उद्देश्य प्रलेखित।
- अपने वास्तविक दैनिक औसत को अपडेट करें. कुल खर्च को यात्रा किए गए दिनों से विभाजित करें। यह आपकी वास्तविक दैनिक खर्च दर है। आपने जो अनुमान लगाया था, उससे तुलना करें। अपनी अगली यात्रा की योजना बनाने के लिए इस संख्या का उपयोग करें — यह सामान्य बजट सलाह की तुलना में कहीं अधिक सटीक है।
- सब कुछ संग्रहित करें. अपने स्प्रेडशीट, रसीद फ़ोटो और स्टेटमेंट को दिनांकित फ़ोल्डर में सहेजें। ऑफ़लाइन बैकअप के साथ क्लाउड स्टोरेज। आपको विवादों, बीमा, करों या प्रतिपूर्ति के लिए इनकी आवश्यकता हो सकती है। कम से कम 3 साल तक रखें।
- अगर मैंने रसीदें खो दीं तो क्या होगा?
- बैंक स्टेटमेंट को प्राथमिक दस्तावेज़ के रूप में उपयोग करें। बिना रसीद वाले नकद खर्चों के लिए, आपके सामने आई सामान्य कीमतों के आधार पर अनुमान लगाएं। उन्हें अनुमान के रूप में नोट करें। $50 से ऊपर की किसी भी चीज़ के लिए, व्यापारी से डुप्लिकेट रसीद के लिए संपर्क करने का प्रयास करें — यदि आपके पास लेनदेन की तारीख है तो कई आपको एक ईमेल कर सकते हैं।
- मैं विदेशी लेनदेन शुल्क से कैसे निपटूं?
- उन्हें अपने कुल खर्च का हिस्सा मानें। अधिकांश क्रेडिट कार्ड उन्हें स्टेटमेंट पर अलग से सूचीबद्ध करते हैं — कभी-कभी प्रतिशत के रूप में, कभी-कभी प्रति लेनदेन एक निश्चित शुल्क के रूप में। उन्हें उस लेनदेन में जोड़ें जिससे वे जुड़े हुए हैं ताकि आप अपनी वास्तविक लागत देख सकें।
- क्या मुझे यात्रा के दौरान या बाद में खर्चों को ट्रैक करना चाहिए?
- यात्रा के दौरान बेहतर है। दिनभर के खर्चों को लॉग करने के लिए हर शाम 5 मिनट खर्च करें। लेकिन अगर आपने ऐसा नहीं किया, तो यात्रा के बाद की सफाई ठीक काम करती है — इसमें बस अधिक समय लगता है। अपने बैंक स्टेटमेंट को रीढ़ की हड्डी के रूप में उपयोग करें और यादों और रसीदों से विवरण भरें।
- यात्रा साथियों के साथ साझा खर्चों का क्या?
- किसने क्या भुगतान किया, उसे ट्रैक करें और अलग से निपटें। अपने व्यय पत्रक में, आपके द्वारा भुगतान की गई पूरी राशि लॉग करें, फिर एक कॉलम में नोट करें कि यह अकेले था या साझा। Splitwise जैसे ऐप निपटान गणित को संभालते हैं, लेकिन आपको अभी भी अपने रिकॉर्ड के लिए कुल खर्चों को ट्रैक करने की आवश्यकता है।
- मुझे कितना सटीक होना होगा?
- व्यक्तिगत यात्राओं के लिए, 5% के भीतर ठीक है। प्रतिपूर्ति योग्य व्यावसायिक यात्राओं के लिए, आपको रसीदों के साथ सटीक राशि की आवश्यकता है। कर कटौती के लिए, क्षेत्राधिकार के अनुसार आवश्यकताएं भिन्न होती हैं लेकिन आम तौर पर $25-75 से ऊपर की किसी भी चीज़ के लिए दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता होती है। तय करने से पहले जानें कि आप क्यों ट्रैक कर रहे हैं।
- विविध में क्या गिना जाता है?
- कुछ भी जो अन्य श्रेणियों में फिट नहीं होता है और एक नया बनाने लायक नहीं है। टिप, लॉन्ड्री, फार्मेसी रन, सिम कार्ड, लॉकर शुल्क। यदि कोई श्रेणी गंभीर पैसा जमा करना शुरू कर देती है, तो उसे अलग करें। यदि यह छोटा रहता है, तो इसे विविध में छोड़ दें।