अपनी यात्रा के बाद यात्रा खर्चों को कैसे व्यवस्थित और साफ़ करें
लौटने के 48 घंटों के भीतर अपनी रसीदों को छाँटें, खर्चों को प्रकार (आवास, भोजन, परिवहन, गतिविधियाँ) के अनुसार वर्गीकृत करें, और अपने रिकॉर्ड के विरुद्ध क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट का मिलान करें। इसमें 1-2 घंटे लगते हैं लेकिन यह आपको टैक्स के समय या अगली यात्रा के बजट की योजना बनाते समय भ्रम से बचाता है।
- सब कुछ एक जगह पर इकट्ठा करें. घर लौटने के 48 घंटों के भीतर, अपनी जेब, बैग और बटुए से सभी रसीदें निकाल लें। बुकिंग की ईमेल पुष्टिकरण शामिल करें। भौतिक रसीदों को एक फ़ोल्डर में रखें, स्क्रीनशॉट लें या डिजिटल को एक समर्पित ईमेल फ़ोल्डर या नोट पर अग्रेषित करें। जितनी देर आप प्रतीक्षा करेंगे, उतना अधिक आप खो देंगे या भूल जाएंगे।
- श्रेणी के अनुसार छाँटें. खर्चों को इसमें समूहित करें: आवास, भोजन और पेय, परिवहन (उड़ानें, ट्रेनें, स्थानीय पारगमन), गतिविधियाँ और टिकट, खरीदारी और स्मृति चिन्ह, विविध। सरल स्प्रेडशीट कॉलम या एक नोट ऐप का उपयोग करें। इसे ज़्यादा जटिल न बनाएं - आप व्यवस्थित कर रहे हैं, फोरेंसिक लेखांकन नहीं कर रहे हैं।
- विदेशी मुद्रा को अपनी घरेलू मुद्रा में बदलें. आज की दर से नहीं, बल्कि खरीद की तारीख की विनिमय दर का उपयोग करें। आपका क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट दिखाएगा कि आपने वास्तव में कितना भुगतान किया। नकद भुगतानों के लिए, लेनदेन की तारीख के लिए xe.com या OANDA ऐतिहासिक दरों का उपयोग करें। जब तक आपको प्रतिपूर्ति के लिए सटीकता की आवश्यकता न हो, निकटतम डॉलर तक पूर्णांकित करें।
- क्रेडिट कार्ड और बैंक स्टेटमेंट के साथ सुलह करें. यात्रा अवधि के लिए अपने स्टेटमेंट डाउनलोड करें। अपनी रसीदों के विरुद्ध प्रत्येक लेनदेन को चेक करें। उन चीज़ों को फ़्लैग करें जिन्हें आप तुरंत नहीं पहचानते हैं - कभी-कभी होटल के शुल्क कुछ दिनों बाद पोस्ट होते हैं, या रेस्तरां के नाम अपेक्षित से भिन्न दिखाई देते हैं। विवादित शुल्कों को 60-90 दिनों के भीतर दायर किया जाना चाहिए।
- नोट करें कि आपने प्रति दिन वास्तव में कितना खर्च किया. अपनी वास्तविक दैनिक खर्च दर प्राप्त करने के लिए अपने कुल को यात्रा दिनों से विभाजित करें। इसकी तुलना आपने जो बजट बनाया था उससे करें। यह संख्या आपकी अगली यात्रा की योजना बनाने के लिए सोने के समान है। यदि आपने प्रति दिन 80 डॉलर का बजट बनाया था लेकिन 115 डॉलर खर्च किए, तो आपको पता चल जाएगा कि क्या समायोजित करना है।
- प्रतिपूर्ति योग्य और कर-कटौती योग्य खर्चों को अलग करें. यदि आपकी यात्रा का कोई भी हिस्सा काम से संबंधित था, तो उन खर्चों को अभी एक अलग दस्तावेज़ में ले जाएं। रसीदें संलग्न करें। व्यावसायिक उद्देश्य नोट करें। आपके एकाउंटेंट या नियोक्ता इसे छह महीने बाद एक ढेर में फेंकने के बजाय व्यवस्थित चाहते हैं।
- सीखे गए सबक का दस्तावेजीकरण करें. क्या उम्मीद से अधिक या कम महंगा था, इसके बारे में 3-5 नोट्स लिखें। 'हवाई अड्डे का स्थानांतरण 25 डॉलर के बजाय 45 डॉलर था' या 'रात के भोजन के बजाय दोपहर के भोजन के स्थानों पर खाने से प्रति दिन 20 डॉलर की बचत हुई।' आप एक महीने में इन अंतर्दृष्टियों को भूल जाएंगे। भविष्य के आप आपका धन्यवाद करेंगे।
- सब कुछ फाइल करें. भौतिक रसीदें गंतव्य और तिथियों के साथ लेबल किए गए एक लिफाफे में जाती हैं। डिजिटल फाइलें उसी नामकरण के साथ एक क्लाउड फ़ोल्डर में जाती हैं। कम से कम एक वर्ष तक रखें। यदि यात्रा में कोई व्यावसायिक घटक था, तो सात साल तक रखें। यदि आप भौतिक रसीदों को फेंकना चाहते हैं तो उन्हें स्कैन करें - थर्मल पेपर फीका पड़ जाता है।
- अगर मेरी रसीदें खो गईं या मैंने बिना रसीद के नकद भुगतान किया तो क्या होगा?
- क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट, बैंक निकासी और याददाश्त से फिर से बनाएं। अपनी स्प्रेडशीट में अनुमानित राशि लिखें और उन्हें 'अनुमानित' के रूप में चिह्नित करें। टैक्स या प्रतिपूर्ति उद्देश्यों के लिए, आपको वास्तविक रसीदों की आवश्यकता होगी, लेकिन व्यक्तिगत बजट के लिए, एक करीबी अनुमान कुछ भी न होने से बेहतर है।
- अगर मैंने कार्ड से भुगतान किया तो क्या मुझे रसीदें रखनी होंगी?
- व्यक्तिगत रिकॉर्ड के लिए, आपका क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट आमतौर पर पर्याप्त होता है। व्यावसायिक प्रतिपूर्ति या कर कटौती के लिए, आपको आइटमयुक्त रसीद की आवश्यकता होती है जिसमें दिखाया गया हो कि आपने क्या खरीदा है, न कि केवल शुल्क राशि। यदि आप कुछ भी दावा कर सकते हैं तो दोनों को रखें।
- मैं समूह खर्चों या उन पैसों को कैसे संभालूं जो मैंने साथी यात्रियों को उधार दिए हैं?
- इनको अलग से ट्रैक करें। Splitwise या किसी एक का दूसरे पर कितना बकाया है, इसका एक साधारण नोट का उपयोग करें। जब आप सुलह करते हैं, तो 'मैंने क्या खर्च किया' को 'जो मुझे वापस मिलना है' से अलग करें। आपकी वास्तविक यात्रा की लागत दूसरी संख्या को पहली संख्या से घटाकर होती है, जब लोग आपको वापस भुगतान कर देते हैं।
- क्या मुझे हर एक कॉफी और स्नैक को ट्रैक करना चाहिए?
- बजट विश्लेषण के लिए: हाँ। विवेक के लिए: उन्हें समूहित करें। 12 डॉलर के लिए 'छोटे खरीदे 8/15' ठीक है। लक्ष्य हर लेन-देन को बारीकी से ट्रैक करना नहीं है, बल्कि आपकी कुल दैनिक खर्च दर जानना है। यदि आपने इसे खर्च किया है, तो इसे किसी तरह गिनें।
- यात्रा व्यय के रूप में क्या गिना जाता है बनाम एक नियमित खरीद जो मैंने यात्रा करते समय की थी?
- अगर आपने इसे घर पर नहीं खरीदा होता, तो यह एक यात्रा खर्च है। टूथपेस्ट जो आप भूल गए: यात्रा खर्च। नया लैपटॉप क्योंकि यह विदेश में सस्ता था: यात्रा खर्च नहीं। स्मृति चिन्ह: यात्रा खर्च। यह निर्णय लेना है कि क्या यात्रा ने खरीद का कारण बना।
- एक सामान्य यात्रा के खर्चों को निपटाने में कितना समय लगता है?
- एक सप्ताह की यात्रा: 1-2 घंटे। दो सप्ताह की यात्रा: 2-3 घंटे। एक महीने की यात्रा: 3-4 घंटे। यदि आपने यात्रा के दौरान दैनिक रूप से ट्रैक किया, तो इन समयों को आधा कर दें। यदि आपने रसीदों को एक बैग में फेंक दिया और उन्हें अनदेखा कर दिया, तो एक घंटा जोड़ें।