क्या मुझे एक रात पहले या उसी सुबह पहुंचना चाहिए?

हमेशा एक रात पहले। सुबह पहुंचने का मतलब है कि आप जेट-लैग्ड होंगे, संभवतः देर से होंगे, और अपनी सबसे महत्वपूर्ण मीटिंग थके हुए शुरू करेंगे। अतिरिक्त रात के होटल की लागत के लिए बफर इसके लायक है। यदि यह आस-पास के शहर के लिए 1 घंटे की उड़ान है, तो सुबह का आगमन स्वीकार्य है, केवल तभी जब आपकी पहली मीटिंग दोपहर 2 बजे के बाद हो।

मीटिंग के बीच मुझे कितना समय आवंटित करना चाहिए?

एक ही भवन या आस-पास के स्थानों के लिए न्यूनतम 1.5 घंटे। यदि आप शहर के विभिन्न हिस्सों के बीच घूम रहे हैं तो 2–2.5 घंटे। शहरों के बीच यात्रा कर रहे हैं तो 3+ घंटे। इसमें यात्रा, बफर और अगले स्थान पर व्यवस्थित होने के लिए 15 मिनट शामिल हैं।

क्या होगा यदि कोई मीटिंग अधिक समय तक चले?

यदि आप देर हो रहे हैं तो तुरंत अपने अगले संपर्क को सूचित करें। उन्हें अधिकतम 15 मिनट के अपडेट पर रखें। यदि आप 20 मिनट से अधिक पीछे चल रहे हैं, तो कॉल/टेक्स्ट करें, ईमेल न करें। अपनी पिछली मीटिंग शुरू होने से पहले अपने अगले मीटिंग संपर्क का फोन नंबर रखें।

क्या मुझे समय बचाने के लिए मीटिंग को लगातार शेड्यूल करना चाहिए?

नहीं। आप थके हुए होंगे, खराब निर्णय लेंगे, और मीटिंग 2 से पहले मीटिंग 1 में आपने जो सीखा उसे संसाधित करने का कोई समय नहीं होगा। आपके पास अधिक समय तक चलने या खराब यातायात के लिए कोई बफर भी नहीं है। उन्हें अलग-अलग शेड्यूल करें।

क्या एक ही होटल में रहना बेहतर है या इधर-उधर घूमना?

एक ही होटल में रहें। होटल बदलने से समय (पैकिंग, चेक आउट, चेक इन, अपना कमरा खोजना) और मानसिक ऊर्जा खर्च होती है। एक स्थान जहां आप हर रात लौटते हैं। इसका अपवाद: यदि आपकी मीटिंग भौगोलिक रूप से 2+ घंटे दूर है, तो उनके बीच केंद्रीय रूप से स्थित रहना इसे बचाने से अधिक समय बचा सकता है।

एक व्यस्त दिन के दौरान मैं भोजन को कैसे संभालूं?

अपनी पहली मीटिंग से पहले नाश्ता करें। दोपहर का भोजन या तो सहकर्मी के साथ वर्किंग लंच हो या अकेले 30 मिनट का ब्रेक हो—2 घंटे का मामला नहीं। रात का खाना आपके आराम का समय है और इसे इसी तरह से शेड्यूल किया जाना चाहिए, न कि मीटिंग के बीच में निचोड़ा जाना चाहिए।

क्या होगा यदि मैं दूर से मीटिंग में शामिल हो रहा हूं और उसी दिन यात्रा कर रहा हूं?

मत करो। यदि आपको ऐसा करना ही है, तो घर से निकलने से पहले या आने और व्यवस्थित होने के बाद (आगमन के कम से कम 1 घंटे बाद) कॉल शेड्यूल करें। एयरपोर्ट, कार या होटल लॉबी से जुड़ना अव्यावसायिक है और आप ध्यान भटकने के कारण संदर्भ खो देंगे।

एक कुशल व्यावसायिक यात्रा कार्यक्रम की योजना कैसे बनाएं

अपने यात्रा के दिनों को काम के दिनों से अलग ब्लॉक करें, मीटिंग को स्थान और समय क्षेत्र के अनुसार क्लस्टर करें, और प्रतिबद्धताओं के बीच 2 घंटे के बफर बनाएं। 3-दिवसीय व्यावसायिक यात्रा के लिए सबसे अच्छा काम करता है: आगमन का दिन (व्यवस्थित हो जाएं, केवल एक शाम की मीटिंग), पूरे कार्य दिवस, प्रस्थान का दिन (अधिकतम सुबह की मीटिंग)।

पहले अपनी वास्तविक मीटिंग प्रतिबद्धताओं को मैप करें. हर मीटिंग को उसके समय, स्थान और उपस्थित लोगों के साथ सूचीबद्ध करें। अनुमान न लगाएं—सटीक समय प्राप्त करें। उन पर निशान लगाएं जो गैर-परक्राम्य हैं और जिनमें लचीलापन है। यह आपका कंकाल बन जाता है। बाकी सब कुछ इसके आसपास फिट बैठता है।
भूगोल के अनुसार क्लस्टर करें, कालक्रम के अनुसार नहीं. मीटिंगों को कार्यालय स्थान या पड़ोस के अनुसार समूहित करें, दिन के अनुसार नहीं। यदि आपके पास 3 स्थानों पर फैली 5 मीटिंगें हैं, तो दिन 1 पर स्थान ए की सभी मीटिंगें करें, दिन 2 पर स्थान बी की। इससे यात्रा का समय और निर्णय लेने की थकान आधी हो जाती है।
समय क्षेत्र गणित का जल्दी हिसाब लगाएं. यदि जोन पार कर रहे हैं, तो अपनी होम ऑफिस के साथ कॉल जल्दी या देर से शेड्यूल करें, दिशा के आधार पर। इसे लिखें: एक सुबह 9 बजे पीएसटी कॉल 12 बजे ईएसटी है। जेट लैग के कारण 2-3 घंटे खोने का अनुमान लगाते हुए अपना पहला दिन बनाएं, चाहे आप कैसा भी महसूस करें।
प्रमुख प्रतिबद्धताओं के बीच 2 घंटे का बफर बनाएं. इसमें शामिल हैं: स्थानों के बीच यात्रा (30-45 मिनट), यातायात में देरी (15-20 मिनट), बाथरूम/भोजन/ईमेल (20-30 मिनट), अगली चीज के लिए तैयारी (20 मिनट), अप्रत्याशित ओवररन (10-15 मिनट)। दो घंटे बहुत ज्यादा लगते हैं। ऐसा नहीं है।
यात्रा के दिनों को काम के दिनों से अलग करें. दिन 1 = केवल यात्रा। शाम की शुरुआत तक पहुंचें। यदि उपयुक्त हो तो सहकर्मियों के साथ एक कैज़ुअल डिनर, लेकिन कोई उच्च-दांव वाली मीटिंग नहीं। दिन 2-3 = वास्तविक काम। दिन 4 = घर वापसी। यह थके हुए पहुंचने और अपनी सबसे महत्वपूर्ण मीटिंग से शुरू करने से रोकता है।
अपने कैलेंडर पर फोकस टाइम ब्लॉक करें. यदि आपके पास तैयारी का काम है, प्रस्तुतियाँ बनानी हैं, या सामग्री की समीक्षा करनी है, तो जिन मीटिंगों के लिए इसकी आवश्यकता है, उनसे पहले 90 मिनट के ब्लॉक शेड्यूल करें। सहकर्मियों को पता चले कि वे इन पर ओवरलैप न करें, इसके लिए अपने कैलेंडर पर इन्हें 'फोकस' के रूप में चिह्नित करें।
एक कठोर नियम सेट करें: अपने अंतिम दिन शाम 5 बजे के बाद कोई मीटिंग नहीं. आपको पैकिंग करने, होटल का बिल निपटाने और बिना जल्दबाजी के हवाई अड्डे पर पहुंचने के लिए कम से कम एक घंटे की आवश्यकता होगी। शाम 6 बजे की मीटिंग का मतलब है रात 7:30 बजे प्रस्थान। यह अराजकता है।
जाने से पहले अपना यात्रा कार्यक्रम साझा करें. यात्रा से 48 घंटे पहले अपनी टीम और मीटिंग प्रतिभागियों को अपना अंतिम शेड्यूल भेजें। अपने होटल का पता, फोन नंबर और समय क्षेत्र शामिल करें। एक व्यक्ति को हर पल पता होना चाहिए कि आप कहां हैं।

क्या मुझे एक रात पहले या उसी सुबह पहुंचना चाहिए?: हमेशा एक रात पहले। सुबह पहुंचने का मतलब है कि आप जेट-लैग्ड होंगे, संभवतः देर से होंगे, और अपनी सबसे महत्वपूर्ण मीटिंग थके हुए शुरू करेंगे। अतिरिक्त रात के होटल की लागत के लिए बफर इसके लायक है। यदि यह आस-पास के शहर के लिए 1 घंटे की उड़ान है, तो सुबह का आगमन स्वीकार्य है, केवल तभी जब आपकी पहली मीटिंग दोपहर 2 बजे के बाद हो।
मीटिंग के बीच मुझे कितना समय आवंटित करना चाहिए?: एक ही भवन या आस-पास के स्थानों के लिए न्यूनतम 1.5 घंटे। यदि आप शहर के विभिन्न हिस्सों के बीच घूम रहे हैं तो 2–2.5 घंटे। शहरों के बीच यात्रा कर रहे हैं तो 3+ घंटे। इसमें यात्रा, बफर और अगले स्थान पर व्यवस्थित होने के लिए 15 मिनट शामिल हैं।
क्या होगा यदि कोई मीटिंग अधिक समय तक चले?: यदि आप देर हो रहे हैं तो तुरंत अपने अगले संपर्क को सूचित करें। उन्हें अधिकतम 15 मिनट के अपडेट पर रखें। यदि आप 20 मिनट से अधिक पीछे चल रहे हैं, तो कॉल/टेक्स्ट करें, ईमेल न करें। अपनी पिछली मीटिंग शुरू होने से पहले अपने अगले मीटिंग संपर्क का फोन नंबर रखें।
क्या मुझे समय बचाने के लिए मीटिंग को लगातार शेड्यूल करना चाहिए?: नहीं। आप थके हुए होंगे, खराब निर्णय लेंगे, और मीटिंग 2 से पहले मीटिंग 1 में आपने जो सीखा उसे संसाधित करने का कोई समय नहीं होगा। आपके पास अधिक समय तक चलने या खराब यातायात के लिए कोई बफर भी नहीं है। उन्हें अलग-अलग शेड्यूल करें।
क्या एक ही होटल में रहना बेहतर है या इधर-उधर घूमना?: एक ही होटल में रहें। होटल बदलने से समय (पैकिंग, चेक आउट, चेक इन, अपना कमरा खोजना) और मानसिक ऊर्जा खर्च होती है। एक स्थान जहां आप हर रात लौटते हैं। इसका अपवाद: यदि आपकी मीटिंग भौगोलिक रूप से 2+ घंटे दूर है, तो उनके बीच केंद्रीय रूप से स्थित रहना इसे बचाने से अधिक समय बचा सकता है।
एक व्यस्त दिन के दौरान मैं भोजन को कैसे संभालूं?: अपनी पहली मीटिंग से पहले नाश्ता करें। दोपहर का भोजन या तो सहकर्मी के साथ वर्किंग लंच हो या अकेले 30 मिनट का ब्रेक हो—2 घंटे का मामला नहीं। रात का खाना आपके आराम का समय है और इसे इसी तरह से शेड्यूल किया जाना चाहिए, न कि मीटिंग के बीच में निचोड़ा जाना चाहिए।
क्या होगा यदि मैं दूर से मीटिंग में शामिल हो रहा हूं और उसी दिन यात्रा कर रहा हूं?: मत करो। यदि आपको ऐसा करना ही है, तो घर से निकलने से पहले या आने और व्यवस्थित होने के बाद (आगमन के कम से कम 1 घंटे बाद) कॉल शेड्यूल करें। एयरपोर्ट, कार या होटल लॉबी से जुड़ना अव्यावसायिक है और आप ध्यान भटकने के कारण संदर्भ खो देंगे।