Dois-je parler japonais ?

Non. L'anglais est parlé dans les contextes d'affaires internationaux et dans les grands hôtels. Téléchargez Google Traduction et emportez-le avec vous. Pour les réunions formelles, faites pré-traduire les termes clés ou engagez un interprète. La politesse et la patience sont plus importantes que la maîtrise de la langue.

À quelle heure dois-je arriver à mon hôtel ?

L'enregistrement se fait généralement à 15h et le départ à 11h. Si vous arrivez le matin (courant pour les vols États-Unis-Japon), vous ne pourrez pas vous enregistrer avant l'après-midi. De nombreux hôtels garderont vos bagages et vous permettront de vous reposer dans un salon ou de prendre une douche. Demandez lors de votre réservation.

Puis-je prendre un taxi depuis l'aéroport ou dois-je utiliser le train ?

Utilisez le train. Les taxis depuis Haneda ou Narita coûtent entre 50 et 80 dollars et sont pris dans les embouteillages. Le train Narita Express (N'EX) met 60 minutes pour rejoindre le centre de Tokyo pour 3 000 ¥ (20 $). Le Haneda Express est encore plus rapide. Les trains sont prévisibles, moins chers et constituent la première leçon sur l'efficacité japonaise.

Que faire si je dois reporter une réunion ?

Faites-le le plus tôt possible par e-mail, au moins 48 heures à l'avance, idéalement une semaine. Annuler ou reporter une réunion à la dernière minute est considéré comme très irrespectueux dans la culture d'affaires japonaise. Si vous devez reporter, excusez-vous formellement et proposez plusieurs créneaux horaires alternatifs.

Dois-je échanger des devises avant de partir ?

Non. Retirez de l'argent liquide au distributeur automatique de l'aéroport (les distributeurs 7-Eleven acceptent les cartes américaines et facturent des frais raisonnables). Le taux de change de l'aéroport est moins bon que celui du distributeur. Apportez votre carte de débit américaine, pas de chèques de voyage. Le Japon reste une société largement basée sur le cash, malgré sa réputation de haute technologie.

Est-il sûr de se promener la nuit ?

Oui. Les principaux quartiers d'affaires et les zones centrales sont extrêmement sûrs. Se promener à Shinjuku, Shibuya ou Minato à minuit est normal et sûr. Le principal risque est de se perdre, pas la criminalité. Utilisez Google Maps.

Combien dois-je prévoir pour les repas de divertissement des clients ?

Si vous invitez des clients, prévoyez entre 40 et 80 $ par personne pour un dîner dans un restaurant de milieu de gamme, 100 $ et plus pour un établissement plus chic. Le déjeuner est moins cher (15 à 30 $ par personne). Votre entreprise hôte offre généralement le premier soir. N'insistez pas pour payer le premier repas, c'est considéré comme présomptueux.

Comment organiser votre premier voyage d'affaires au Japon

Réservez vos vols 6 à 8 semaines à l'avance, organisez votre hébergement près d'une gare principale, procurez-vous un appareil WiFi portable et prévoyez 2 à 3 jours avant le début des réunions pour vous adapter au décalage horaire et apprendre les bases du système ferroviaire. La culture d'affaires japonaise évolue rapidement, mais la logistique est simple une fois que vous connaissez les étapes standard.

Choisissez votre ville et vos dates. Tokyo est la destination par défaut pour les voyageurs d'affaires novices — la plupart des vols internationaux y atterrissent, et c'est là que l'on trouve le plus de signalisation en anglais et de professionnels parlant anglais. Osaka est la deuxième option. Évitez la Golden Week (fin avril à début mai), O-bon (mi-août) et le Nouvel An (fin décembre à début janvier) — les bureaux ferment et les transports deviennent chaotiques. Réservez vos dates en fonction de vos réunions réelles, pas avant. Une semaine est typique pour un premier voyage ; 4-5 jours minimum si vous ne rencontrez qu'un seul client.
Réservez vos vols tôt. Réservez 6 à 8 semaines à l'avance pour de meilleurs prix. Atterrissez à Narita (NRT, 60 km à l'est de Tokyo) ou Haneda (HND, 14 km au sud — plus pratique). Si vous êtes basé sur la côte Ouest des États-Unis, les vols directs sont fréquents et recommandés ; les vols de la côte Est font généralement escale à San Francisco ou Seattle. Prévoyez entre 900 et 1 400 $ pour un billet en classe économique depuis les États-Unis. Tenez compte d'un vol de 14 heures plus la récupération du décalage horaire.
Organisez votre hébergement près d'une gare principale. Séjournez à distance de marche (5-10 minutes) d'une grande gare JR ou de métro — cela réduira votre temps de trajet de moitié et évitera le stress de la navigation. À Tokyo, Shinjuku, Shibuya, Minato (près du quartier des affaires central) ou Chiyoda sont des choix judicieux pour les voyages d'affaires. Réservez un hôtel d'affaires (propre, fiable, 100-180 $/nuit) plutôt qu'un Airbnb — le personnel de la réception pourra vous aider pour la logistique, et ils comprennent les besoins des voyageurs d'affaires. Réservez 4 à 6 semaines à l'avance.
Procurez-vous un appareil de poche WiFi. Louez un point d'accès WiFi de poche à la cabine de location de votre aéroport à votre arrivée (7-10 $/jour). C'est plus rapide et plus fiable qu'une carte SIM pour un premier voyage, et vous évitez les tracas d'installation. Rendez-le à l'aéroport lorsque vous partez. Alternative : achetez une carte SIM prépayée à l'aéroport si vous voulez rester simple et moins cher (30-50 $ pour 10 jours), mais vous aurez besoin d'un téléphone débloqué.
Procurez-vous une carte Suica ou Pasmo. Achetez une carte de transport rechargeable à l'aéroport (2 000 ¥ / environ 14 $, comprenant un solde de 1 500 ¥) et utilisez-la dans tous les trains, bus et supérettes. Cela élimine les tracas d'achat de billets individuels. Rechargez-la dans n'importe quel dépanneur de gare. Cette seule action vous fera gagner 15 minutes de confusion le premier jour.
Renseignez-vous sur le système de train pour vos itinéraires spécifiques. Téléchargez l'application Google Maps ou l'application Hyperdia et recherchez les gares exactes de votre hôtel à vos lieux de réunion. Les trains japonais circulent selon des horaires précis et vous connaîtrez les temps de trajet exacts (généralement 20-45 minutes à Tokyo). Capturez ou marquez 2-3 itinéraires clés. Les trains circulent de 5h à minuit ; les taxis sont chers après cette heure (15-30 $+ pour de courtes distances).
Confirmez le code vestimentaire d'affaires avec votre hôte. Envoyez un e-mail à votre contact principal et demandez directement : 'Que dois-je porter pour nos réunions ?' Le style d'affaires japonais par défaut est le costume sombre, la chemise blanche ou bleu clair, la cravate sobre. Les femmes portent un costume sombre ou une robe avec des bijoux discrets. Mais certaines entreprises technologiques et jeunes entreprises sont en tenue décontractée d'affaires. Ne supposez pas. Demandez.
Organisez un interprète si l'anglais n'est pas garanti. Envoyez un e-mail à votre entreprise hôte 2 semaines à l'avance et demandez : 'Nos réunions auront-elles lieu en anglais, ou dois-je prévoir un interprète ?' S'il s'agit d'une grande entreprise internationale, ils auront probablement des anglophones. S'il s'agit d'une petite entreprise ou d'une entreprise de fabrication, les coûts d'interprète (300-500 $/jour) valent la peine d'être budgétisés. Réservez par l'intermédiaire du concierge de votre hôtel ou d'un service professionnel.
Prévoyez une marge pour le décalage horaire. Arrivez 2 à 3 jours avant votre première réunion. Utilisez ce temps pour ajuster votre sommeil (sortez à la lumière du jour immédiatement, ne faites pas la sieste), repérez l'itinéraire de votre hôtel à votre lieu de réunion en personne, et gérez les imprévus sans stress. Le décalage horaire est très rude sur la route États-Unis-Japon ; cette marge vous empêchera de vous présenter épuisé à des réunions importantes.
Préparez vos cartes de visite. Imprimez vos cartes de visite avant de partir. Apportez-en 50 à 100 — vous les échangerez constamment (c'est un rituel formel au Japon). Faites-les imprimer avec l'anglais d'un côté si possible. Offrez-les avec les deux mains et une légère courbette. Ce n'est pas facultatif.
Emportez une garde-robe d'affaires minimale. Apportez 2 costumes sombres (laine, infroissables), 4 chemises sobres, 2 cravates, des chaussettes sombres, des chaussures sombres (cuir, cirées), et une tenue décontractée pour le soir. Le climat du Japon varie : vérifiez les prévisions pour vos dates. Les hôtels repassent rapidement les chemises (demandez à la réception). Vous porterez les mêmes costumes plusieurs jours de suite — c'est normal et attendu.

Dois-je parler japonais ?: Non. L'anglais est parlé dans les contextes d'affaires internationaux et dans les grands hôtels. Téléchargez Google Traduction et emportez-le avec vous. Pour les réunions formelles, faites pré-traduire les termes clés ou engagez un interprète. La politesse et la patience sont plus importantes que la maîtrise de la langue.
À quelle heure dois-je arriver à mon hôtel ?: L'enregistrement se fait généralement à 15h et le départ à 11h. Si vous arrivez le matin (courant pour les vols États-Unis-Japon), vous ne pourrez pas vous enregistrer avant l'après-midi. De nombreux hôtels garderont vos bagages et vous permettront de vous reposer dans un salon ou de prendre une douche. Demandez lors de votre réservation.
Puis-je prendre un taxi depuis l'aéroport ou dois-je utiliser le train ?: Utilisez le train. Les taxis depuis Haneda ou Narita coûtent entre 50 et 80 dollars et sont pris dans les embouteillages. Le train Narita Express (N'EX) met 60 minutes pour rejoindre le centre de Tokyo pour 3 000 ¥ (20 $). Le Haneda Express est encore plus rapide. Les trains sont prévisibles, moins chers et constituent la première leçon sur l'efficacité japonaise.
Que faire si je dois reporter une réunion ?: Faites-le le plus tôt possible par e-mail, au moins 48 heures à l'avance, idéalement une semaine. Annuler ou reporter une réunion à la dernière minute est considéré comme très irrespectueux dans la culture d'affaires japonaise. Si vous devez reporter, excusez-vous formellement et proposez plusieurs créneaux horaires alternatifs.
Dois-je échanger des devises avant de partir ?: Non. Retirez de l'argent liquide au distributeur automatique de l'aéroport (les distributeurs 7-Eleven acceptent les cartes américaines et facturent des frais raisonnables). Le taux de change de l'aéroport est moins bon que celui du distributeur. Apportez votre carte de débit américaine, pas de chèques de voyage. Le Japon reste une société largement basée sur le cash, malgré sa réputation de haute technologie.
Est-il sûr de se promener la nuit ?: Oui. Les principaux quartiers d'affaires et les zones centrales sont extrêmement sûrs. Se promener à Shinjuku, Shibuya ou Minato à minuit est normal et sûr. Le principal risque est de se perdre, pas la criminalité. Utilisez Google Maps.
Combien dois-je prévoir pour les repas de divertissement des clients ?: Si vous invitez des clients, prévoyez entre 40 et 80 $ par personne pour un dîner dans un restaurant de milieu de gamme, 100 $ et plus pour un établissement plus chic. Le déjeuner est moins cher (15 à 30 $ par personne). Votre entreprise hôte offre généralement le premier soir. N'insistez pas pour payer le premier repas, c'est considéré comme présomptueux.