هل يجب أن أصل الليلة السابقة أم في صباح اليوم نفسه؟

الليلة السابقة، دائمًا. الوصول في الصباح يعني أنك تعاني من اضطراب الرحلات الجوية الطويلة، وقد تتأخر، وتبدأ اجتماعك الأكثر أهمية متعبًا. هذه الفترة الإضافية تستحق تكلفة ليلة الفندق الإضافية. إذا كانت الرحلة تستغرق ساعة واحدة إلى مدينة قريبة، فإن الوصول في الصباح مقبول فقط إذا كان اجتماعك الأول بعد الساعة 2 مساءً.

كم من الوقت يجب أن أخصص بين الاجتماعات؟

1.5 ساعة على الأقل للمباني المتجاورة أو المواقع القريبة. 2-2.5 ساعة إذا كنت تتنقل بين أجزاء مختلفة من المدينة. 3+ ساعات إذا كنت تسافر بين المدن. يشمل ذلك الانتقال، وفترة انتظار، و15 دقيقة للاستقرار في الموقع التالي.

ماذا لو امتد اجتماع ما؟

أبلغ جهة الاتصال التالية على الفور إذا كنت ستتأخر. قم بتحديثهم كل 15 دقيقة كحد أقصى. إذا كنت ستتأخر أكثر من 20 دقيقة، اتصل/أرسل رسالة نصية، ولا ترسل بريدًا إلكترونيًا. احصل على رقم هاتف جهة الاتصال لاجتماعك التالي قبل بدء اجتماعك السابق.

هل يجب أن أجدول الاجتماعات متتالية لتوفير الوقت؟

لا. ستكون مرهقًا، وتتخذ قرارات أسوأ، ولن يكون لديك وقت لمعالجة ما تعلمته في الاجتماع الأول قبل الاجتماع الثاني. كما أنك لا تملك أي فترة احتياطية للتأخيرات أو حركة المرور السيئة. اجعل بينها مسافة.

هل من الأفضل الإقامة في فندق واحد أم التنقل؟

أقم في فندق واحد. تغيير الفنادق يكلف وقتًا (تعبئة، تسجيل خروج، تسجيل دخول، العثور على غرفتك) وطاقة ذهنية. مكان واحد تعود إليه كل ليلة. الاستثناء: إذا كانت اجتماعاتك متباعدة جغرافيًا بأكثر من ساعتين، فإن الإقامة في موقع مركزي بينها يمكن أن يوفر وقتًا أكثر مما يكلف.

كيف أتعامل مع الوجبات خلال يوم حافل؟

تناول وجبة الإفطار قبل اجتماعك الأول. الغداء يجب أن يكون إما غداء عمل مع زميل أو استراحة فردية لمدة 30 دقيقة - وليس حدثًا يستغرق ساعتين. العشاء هو وقت الاسترخاء الخاص بك ويجب أن يتم جدولته على هذا النحو، وليس مقحمًا بين الاجتماعات.

ماذا لو كنت سأنضم لاجتماع عن بُعد وأسافر في نفس اليوم؟

لا تفعل ذلك. إذا اضطررت لذلك، فجدول المكالمة قبل مغادرة منزلك أو بعد وصولك واستقرارك (بعد ساعة واحدة على الأقل من الوصول). الانضمام من مطار أو سيارة أو ردهة فندق أمر غير احترافي وستفوتك السياق بسبب التشتت.

كيف تخطط لجدول أعمال سفر عمل فعال

حدد أيام سفرك بشكل منفصل عن أيام العمل، واجمع الاجتماعات حسب الموقع والمنطقة الزمنية، وخصص فترات انتظار مدتها ساعتان بين الالتزامات. رحلة عمل مدتها 3 أيام تعمل بشكل أفضل على النحو التالي: يوم الوصول (استقر، اجتماع مسائي واحد فقط)، أيام عمل كاملة، يوم المغادرة (اجتماع صباحي كحد أقصى).

حدد مواعيد اجتماعاتك الفعلية أولاً. اذكر كل اجتماع مع وقته ومكانه والمشاركين فيه. لا تقدر تقديرًا - احصل على أوقات دقيقة. حدد أيها غير قابل للتفاوض وأيها قابل للمرونة. هذا سيشكل هيكلك العظمي. كل شيء آخر يتناسب حوله.
جمّع حسب الجغرافيا، وليس التسلسل الزمني. اجمع الاجتماعات حسب موقع المكتب أو الحي، وليس حسب اليوم. إذا كان لديك 5 اجتماعات موزعة على 3 مواقع، قم بإجراء جميع اجتماعات الموقع (أ) في اليوم الأول، والموقع (ب) في اليوم الثاني. هذا يقلل وقت السفر وإرهاق اتخاذ القرار إلى النصف.
حساب فروق التوقيت مبكرًا. إذا كنت تعبر مناطق زمنية، فجدول المكالمات مع مكتبك الرئيسي في وقت مبكر أو متأخر حسب الاتجاه. اكتبها: مكالمة الساعة 9 صباحًا بتوقيت المحيط الهادئ هي 12 مساءً بتوقيت شرق الولايات المتحدة. قم ببناء يومك الأول بافتراض أنك ستخسر 2-3 ساعات بسبب اضطراب الرحلات الجوية الطويلة بغض النظر عن شعورك.
خصص فترات انتظار مدتها ساعتان بين الالتزامات الرئيسية. هذا يغطي: الانتقال بين الأماكن (30-45 دقيقة)، تأخيرات حركة المرور (15-20 دقيقة)، دورة مياه/طعام/بريد إلكتروني (20-30 دقيقة)، التحضير للشيء التالي (20 دقيقة)، تجاوزات غير متوقعة (10-15 دقيقة). ساعتان تبدو مبالغًا فيها. إنها ليست كذلك.
افصل أيام السفر عن أيام العمل. اليوم الأول = السفر فقط. الوصول بحلول المساء الباكر. عشاء غير رسمي واحد مع الزملاء إذا كان مناسبًا، ولكن لا اجتماعات ذات مخاطر عالية. اليوم 2-3 = عمل فعلي. اليوم الرابع = السفر إلى المنزل. هذا يمنع الوصول إلى الإرهاق وبدء اجتماعك الأكثر أهمية.
خصّص وقت تركيز في تقويمك. إذا كان لديك عمل تحضيري، أو عروض تقديمية لبنائها، أو مواد لمراجعتها، فخصص فترات مدتها 90 دقيقة قبل الاجتماعات التي تحتاجها. ضع علامة على هذه الفترات كـ 'تركيز' في تقويمك حتى يعرف الزملاء عدم جدولة أي شيء فوقها.
ضع قاعدة صارمة: لا اجتماعات بعد الساعة 5 مساءً في يومك الأخير. ستحتاج إلى ساعة واحدة على الأقل للتعبئة، وتسوية فاتورة الفندق، والوصول إلى المطار دون عجلة. اجتماع الساعة 6 مساءً يعني مغادرة الساعة 7:30 مساءً. هذا فوضى.
شارك خط سير رحلتك قبل المغادرة. أرسل جدولك النهائي إلى فريقك والمشاركين في الاجتماع قبل 48 ساعة من السفر. قم بتضمين عنوان فندقك ورقم هاتفك والمنطقة الزمنية. يجب أن يعرف شخص واحد مكان وجودك في كل لحظة.

هل يجب أن أصل الليلة السابقة أم في صباح اليوم نفسه؟: الليلة السابقة، دائمًا. الوصول في الصباح يعني أنك تعاني من اضطراب الرحلات الجوية الطويلة، وقد تتأخر، وتبدأ اجتماعك الأكثر أهمية متعبًا. هذه الفترة الإضافية تستحق تكلفة ليلة الفندق الإضافية. إذا كانت الرحلة تستغرق ساعة واحدة إلى مدينة قريبة، فإن الوصول في الصباح مقبول فقط إذا كان اجتماعك الأول بعد الساعة 2 مساءً.
كم من الوقت يجب أن أخصص بين الاجتماعات؟: 1.5 ساعة على الأقل للمباني المتجاورة أو المواقع القريبة. 2-2.5 ساعة إذا كنت تتنقل بين أجزاء مختلفة من المدينة. 3+ ساعات إذا كنت تسافر بين المدن. يشمل ذلك الانتقال، وفترة انتظار، و15 دقيقة للاستقرار في الموقع التالي.
ماذا لو امتد اجتماع ما؟: أبلغ جهة الاتصال التالية على الفور إذا كنت ستتأخر. قم بتحديثهم كل 15 دقيقة كحد أقصى. إذا كنت ستتأخر أكثر من 20 دقيقة، اتصل/أرسل رسالة نصية، ولا ترسل بريدًا إلكترونيًا. احصل على رقم هاتف جهة الاتصال لاجتماعك التالي قبل بدء اجتماعك السابق.
هل يجب أن أجدول الاجتماعات متتالية لتوفير الوقت؟: لا. ستكون مرهقًا، وتتخذ قرارات أسوأ، ولن يكون لديك وقت لمعالجة ما تعلمته في الاجتماع الأول قبل الاجتماع الثاني. كما أنك لا تملك أي فترة احتياطية للتأخيرات أو حركة المرور السيئة. اجعل بينها مسافة.
هل من الأفضل الإقامة في فندق واحد أم التنقل؟: أقم في فندق واحد. تغيير الفنادق يكلف وقتًا (تعبئة، تسجيل خروج، تسجيل دخول، العثور على غرفتك) وطاقة ذهنية. مكان واحد تعود إليه كل ليلة. الاستثناء: إذا كانت اجتماعاتك متباعدة جغرافيًا بأكثر من ساعتين، فإن الإقامة في موقع مركزي بينها يمكن أن يوفر وقتًا أكثر مما يكلف.
كيف أتعامل مع الوجبات خلال يوم حافل؟: تناول وجبة الإفطار قبل اجتماعك الأول. الغداء يجب أن يكون إما غداء عمل مع زميل أو استراحة فردية لمدة 30 دقيقة - وليس حدثًا يستغرق ساعتين. العشاء هو وقت الاسترخاء الخاص بك ويجب أن يتم جدولته على هذا النحو، وليس مقحمًا بين الاجتماعات.
ماذا لو كنت سأنضم لاجتماع عن بُعد وأسافر في نفس اليوم؟: لا تفعل ذلك. إذا اضطررت لذلك، فجدول المكالمة قبل مغادرة منزلك أو بعد وصولك واستقرارك (بعد ساعة واحدة على الأقل من الوصول). الانضمام من مطار أو سيارة أو ردهة فندق أمر غير احترافي وستفوتك السياق بسبب التشتت.